電話をかけたら・・・ v7 h q6 t: N2 j
2 @) Z" L% S9 L6 a' i6 D1 ]5 F4 @●ダイヤルする前に
- ^7 s. z( l/ |相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
& U. ^; P( t' |6 Y) X( h) O●いきなり用件に入らない
5 _ q& I" ?' D; h/ z% u「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。4 w; Z% }- x/ |) b4 c( A0 ^! U
●電話を切る時0 g2 \. {. y1 Y
ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。% J4 z* s3 I8 t+ E& s3 I2 b
/ U- l) T1 C u: o! E* V$ A
電話を受けたら・・・
$ y2 ^) w, O" z, c% C* b% V* [! D" a+ I; ^$ v1 E Z
●電話のベルは2回まで g) {# h0 w9 ]( l( g; j4 [
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。
8 L% q2 G. N- F5 q Y# E; S/ Fベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
2 K$ K0 z* W2 W! g$ w●相手を必ず確認する！, `, g& o) ~2 z# S" M2 x, \+ z
第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。6 h/ _6 j' e% @$ g1 m. T
相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と6 z2 b0 n3 }# p
相手の名前や会社名を確認する。
5 o/ p9 b! y! u0 t- `' r( {1 A●挨拶も忘れずに！/ @1 g- A) ~; n0 X8 m
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも/ d" T3 A4 j( E0 U9 X# G+ d% v
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
2 S8 d( A8 L+ _5 C●メモは正確に！
( L0 ^7 C6 |2 Y8 P0 o相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。
" B: |& ^/ M8 n6 y6 ^9 M7 ~
1 Y# r% Y9 @+ {◎こんな電話応対はやめよう！
0 T. d i- D5 \" r2 c●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。
7 H# ]4 D$ T5 X$ d●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。. M M6 y+ z7 e7 I5 c) l5 O4 {
; W9 O6 l! I. s. r; m
連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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