電話をかけたら・・・
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+ N' x( s+ T8 B2 T●ダイヤルする前に6 @" }. Z: H3 m( L2 t- d; B
相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。0 Y) Y* D) w/ C1 p1 F1 ~
●いきなり用件に入らない
! D& u4 `6 ~; t/ X「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
2 \9 s/ f0 G3 Z3 M7 `$ b8 T●電話を切る時
; K7 Z7 D L7 {* Eひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。0 p0 `6 P/ ~+ Q+ b: i
2 v' H" l& [4 |5 p
電話を受けたら・・・
, |: v% {: G$ | E( y" a4 j3 e$ _* u
●電話のベルは2回まで* F' g4 U1 F/ W. _) ^# |1 M; P
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。
# K. _4 [) v3 r8 n0 x% Zベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
9 g+ i1 ]0 f7 t0 g; Z1 u2 f●相手を必ず確認する！) g# n/ @, F4 H
第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。
$ N% h% G3 A+ _相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と+ T& ]7 O7 g) F% i
相手の名前や会社名を確認する。
3 f3 G3 b4 e- p o. x: [●挨拶も忘れずに！
) D5 a. P- [) b N* j; q7 O相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも
! d, ]/ q3 K/ }2 y「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
3 q9 o/ W! f$ y5 F/ C# E●メモは正確に！+ _' a9 }8 m0 J( b
相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。* \ p5 o+ J* ^1 \: j
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◎こんな電話応対はやめよう！
) n4 k, q: U% N1 T. [+ t2 |7 \●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。
- k% d) v1 s& J●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。
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/ \$ F: G& N: w. n- K8 q5 Z1 c" {連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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