覚えておきたいビジネスルール

阿佩

  現在では社内、社外の連絡の仕方もさまざまな方法があります。インターネットの普及により、多くの企業がｅ－ｍａｉｌでのやり取りを行なっています。ここでは普段の手紙やＦＡＸとは違う、Ｅ－ｍａｉｌの送り方のルールやマナーを主に、社内、社外における文書のマナーの基礎を学んで行きましょう。

可昕

能否繼續上傳相關的內容?
也想學習下. 嘻

阿佩

第一節       ｅ－ｍａｉｌ
基本常識
*宛先
アドレスのドット（.）ひとつでも間違えると相手に届かないばかりか、誤送り先のサーバーにも迷惑がかかってしまいます。相手のアドレスは一字一句正確に。

阿佩

*件名.ｓｕｂｊｅｃｔ
メールには本文の内容がわかるように適切な件名をつけるようにします。これは多くの受信メールから検索したり、忙しい時に、今すぐ読むべきか優先順位の判断基準になるからです。

阿佩

*名仱隲
差出人のメールアドレスだけでは、相手は誰だかわからない場合もありますので、本文中でも、まず自分の名前を名仱辘蓼筏绀Α

阿佩

*あいさつ
手軽に送受できるからといって、挨拶を疎かにしてはいけません。ただ、一般の手紙のように時候のあいさつなど、形式や言い回しは必要ありません。

阿佩

メール文書　例
ｏｏｏｏ会社ｏｏ様
いつもお世話になっております。
ｏｏ会社ｏｏです。（一行につき、３５文字程度）
資料は添付させていただきます。
ご確認をお願いいたします。
以上、よろしくお願いいたします。

tennsi

ご指導を有難うございます。
今後もよろしく御願いします。

阿佩

*本文
文は必要事項を簡潔に書き、何より相手が読みやすい、内容を理解しやすいように心がけましょう。一行の文字数は最大３５文字程度に。行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れるようにします。

阿佩

*資料
連絡文と資料などの文書は分け、資料は添付ファイルにして送るなど、区別した方が親切です。また、受信後の保存やプリントアウトに便利です。

nanana

いいですね、ありがとう。

阿佩

*署名
誰が出したメールなのかはっきりさせるため、メールの最後には署名を入れます。最初に自動的に入るよう設定しておくと便利でしょう。会社名.所属.名前.電話番号.メールアドレス.住所などを入れ、あまり長くなり過ぎないように注意しましょう。

阿佩

宛先とｃｃ、ｂｃｃ
宛先
「宛先」の欄に複数のアドレスを入れると、連名として送信され、それぞれに送られます。アドレスとアドレスの間には（；）を入れます。
ｃｃ
「ｃｃ」（副次的なアドレス）欄に別のアドレスを入れて送信すると、両方のアドレスに同じメールが届きます。主な宛先の人の他に、目を通してほしい人のアドレスを入れます。
ｂｃｃ
「宛先」、「ｃｃ」のほかに、「ｂｃｃ」の欄にアドレスを入れて送信すると、それぞれの相手に同じメールが届きます。ただし、「宛先」、「ｃｃ」双方のメールヘッダーには、「ｂｃｃ」のアドレスは記載されません。同じ内容のメールを送ったことを「宛先」、「ｃｃ」の相手に知られたくない場合「ｂｃｃ」を使用します。

阿佩

*返信
受信したメールに返事を書くとき、「この間のメールの件で…」などのあいまいな表現では、どの件か分からず、混乱させてしまいます。誤解やトラブルを招かないよう、適切に引用しましょう。受信したメールから「返信」アイコンをクリックすると、自動的に受信済の文章に返信メールを書く事ができるようになります。そこに自分の返事を書いて送ります。不要な部分は削除できるので、相手に伝えたい部分のみ引用しても可能です。

阿佩

テキスト形式で発信
相手がどのような環境、機種でメールを受信するかは、さまざまです。メールソフトによっては、簡単な文字のみを送受信するテキスト形式でしか使用でいないものもあります。ｈｔｍｌ形式のようなセンタリングや太字、色つき文字などの装飾を加えたメールを送ることは控えましょう。送信側と受信側が同じ環境なら問題ないが、環境が不明な相手と通信する場合、文字が乱れて正確に内容が伝わらないなど、トラブルになります。通常はテキスト形式で、できるだけシンプルなメールを送りましょう。