メールの基本マナー

sunlingling

  メールの基本マナー

アドレスは正しいですか？
--------------------------------------------------------------------------------
インターネットでのあなたのメールのアドレスは、自動的に付くものではなく、メールソフトの設定が「FROM:」というコマンドに反映されるんです。ですから、メールソフトでの設定を間違えていると、「返信しようと思ってもできない」ことになってしまいます。
もし、今まで一度も返事をもらったことのない人、メーリングリストに参加通知を出したのに参加出来なった人、アドレス設定が間違っている可能性が非常に高いですから、確認してください。
自分のメールアドレスが正しいかどうかは、「自分宛てにメールを出す」→「そのメールが届く」→「そのメールに【返事】を書く」→「その返事が届く」がクリアできればOKです。

アドレスの記述は、必ず半角の英数字で行いましょう。全角ではダメですよ。
英語の「L」の小文字の「l」と数字の「1」、英語の「O」と数字の「0」などは間違えやすいです。「,」と「.」もちゃんとあっていますか？
また、英語の大文字・小文字ですが、区別を行っているサイトもあるので（昔のNIFTYは区別していました）大文字小文字をあわせていた方がよいと思います。

間違ったアドレスにメールを出した場合、「Mail Delivery Subsystem」だとか、「MAILER DEMON」とかいうアドレスから、英語がごちゃごちゃ書かれて、そのあとに自分の出したメールの内容が書かれたものが返ってくると思います。その冒頭の英語の部分を読むと、「そんなホストは存在してません」とか「そんなアドレスの人はいません」とか、「相手のホストがメールを受け取ってくれなかった」とか英語で!!書かれてますので、その場合はまず相手先のアドレスがちゃんと正しいか、チェックしてください。

sunlingling

署名を入れよう
--------------------------------------------------------------------------------
メールの最後には、必ず署名を入れるようにしておいてください。
署名は、メールソフトによっては自動で入れる設定ができます。
詳しいことは、使っているソフトのヘルプファイルで「署名」「フッタ」という項目をみてください。
一番シンプルな形の署名ならば「ハンドル名」を最後に書くだけで十分です。
署名がないと、メールを出した相手の名前がわからなくて困りますから。

sunlingling

ハンドルとは？
--------------------------------------------------------------------------------
ハンドル名とは、パソコン通信をしている時に名仱毳衰氓桐`ムです。
本名でも別にかまわないのであれば、わざわざ新しいハンドル名を作る必要はありません。
ハンドル名は、「自分が名仱朊啊埂负簸肖欷朊啊工扦埂Ｍㄐ扭侵旰悉盲咳摔戎倭激胜盲啤⒅苯踊幛盲七[んだり、話したりする場合（これをオフといいます）、自己紹介をする時にはハンドル名で名仱椁胜堡欷肖胜辘蓼护蟆￥饯筏啤⑼ㄐ扭侵旰悉盲肯嗍证椁稀ⅳ氦盲去膝螗丧朊呛簸肖炀Aけることとなります。
ですから、自分が恥ずかしくて名仱欷胜い瑜Δ圣膝螗丧朊细钉堡胜し饯瑜い扦埂
また、ある特定の趣味のジャンル、たとえば「ジャニーズ」関係のところに参加する場合は、ジャニーズ関連の固有名詞をハンドル名にしてはいけません。というのも、その話題に頻繁に出てくる単語を使うならば、名前を呼ぶ際に混乱が起きるからです。

ハンドル名は、一つである必要はなく、複数を場所に応じて使いわけても構わないです。
だたし、同じ場所で使うハンドル名は、ずっと同じにしておきましょう。活発に書き込んでいる場所で変更する場合は、報告をしておいた方がよいかもしれません。

sunlingling

相手の名前をきちんと書こう!!
--------------------------------------------------------------------------------
本名であれ、ハンドル名であれ、名前を間違えられて喜ぶ人はいません。相手の名前をきっちり確認しましょう。漢字の変換を間違えてませんか？大文字小文字も合ってますか？
（大文字小文字、半角全角もこだわってつけている人もいますので、表記をあわせた方がいいです）
（私もこれはよく間違えます。…自戒の意味も含めて）
相手の呼び名は、「名字＋さん」が適当でしょうね。「さま」ではちょっと堅苦しいですし。いきなり、呼び捨てとか「ちゃん」付けとかは、なれなれしすぎるかも。（もっとも、「ちゃん」つきのハンドル名の方は別ですが）

sunlingling

あいさつをしよう!!
--------------------------------------------------------------------------------
メールは「手紙」の一種です。知らない人にメールを出す場合のマナーは、知らない人に手紙を出す場合とそれほどかわりませんが、手紙ほど丁寧に時候のあいさつなどを書く必要はありません。しかし、「はじめまして」「こんにちは」など、一言でかまわないので、あいさつがあった方がよいです。口調は、そんなにバカ丁寧にする必要はないですが、最低限の礼儀（語尾が「です」「ます」調程度) でいいと思います。
また、最初に自分の名前を名仱辘蓼筏绀Δ汀

sunlingling

チェーンメールはダメだよ!!
--------------------------------------------------------------------------------
「不幸の手紙」や「幸福の手紙」のようなこと、インターネットメールでも行われてたりします。
また、これ以外にも、「コンピューターウィルス情報」や、「ボラティアのお願い」や「骨髄提供者募集」「病気の子供に励ましの手紙を書こう」などの情報も、「多くの人に転載してください」という添え書きで送られてくることがあります。
こういう、「どんどん転載してください」と転載を奨励するものは、「チェーンメール」になりやすいです。
他の人のために役に立ちたい…と思っても、転載はしないでください。
その理由のひとつは、この情報そのものは真実とは限らない（特にウィルス関係はデマが多いです）、最初に流した情報から時間がたったために、すでに不必要になっている場合もあるからです。
あなたが他の人にメールを出すことで、デマを広げたり、他の人に不必要なメールを読ませたりと迷惑をかけてしまいます。
また、メーリングリストへのチェーンメールの投稿は絶対にダメです。あなたが親切心でやったことであっても、批判を受けてしまうこともありますので、気をつけましょう。

sunlingling

バイナリメールを送るときの注意!!
--------------------------------------------------------------------------------
画像ファイル、音声ファイル、HTML形式のファイルなどのファイル（バイナリファイル）をメールに添えて送ることは簡単にできます。でも、あまり親しくない人に、突然バイナリファイルを送るのはやめましょう。また、知らない人から送られてきたバイナリファイルのうち、実行ファイルやマクロファイルは、絶対に開いてはいけません。
なぜかというと、バイナリファイルを実行させることで、コンピューターウィルスに感染する恐れがあるからです。コンピュータウィルスについてはウィルス対策スクール（http://www.ipa.go.jp/security/y2k/virus/cdrom/index.html）を参考に。

バイナリファイルを送る場合は、変換方式がいくつかあるので、「どの方式なら読めますか？」というのをあらかじめきいた方がいいですね。読めないファイルが送られてきても無駄になりますから。
わからない場合は、小さなサイズのファイルでまずテストしてみましょう。
メールソフトによっては、初期設定が「HTML形式」のメールになってる場合があります。でも、その形式をサポートしてないメールソフトがありますので、基本的にはHTML形式は使わない方がよいです。

sunlingling

相手に無断でメールは公開しない/メールアドレスをむやみに広めない
--------------------------------------------------------------------------------
メールというのは、親書ですから、書いた人に無断で公の場（商用ネットワークの会議室、インターネットの掲示板やホームページ）などに書き込みをしてはいけません。
自分としては、相手ひとりが読むものだと思って書いたメールが、いきなりたくさんの人の目に見えるところにさらされたら……嫌ですよね、普通は。
どうしても相手のメールの内容を書き込みしたい場合は、メールを書いた人に許可をとりましょう。
ホームページに転載する意図で色んな意見をメールを集めるなら、その旨をちゃんとホームページに書いておきましょう。
（もっとも、明らかなイタズラ・いやがらせメールなどは、この限りではありませんが。）

もうひとつ注意しておくべきなのは、複数の方に同じメールを送るときに、あて先指定の（TO:もしくはCC:）でいくつものアドレスを指定してしまうと、そのメールを受け取った人に「誰にメールを送ったか」が全部分かってしまいます。全員が仲のよい友達なら問題ないですが、よく知らない相手に自分のメールアドレスを晒すことを嫌がる人は多いです。ですから、（BCC:）で送り方を覚えるまでは、ひとりずつに一通ずつ送るようにしましょう。

sunlingling

引用をする時には？
--------------------------------------------------------------------------------
相手の手紙の返事や、ホームページの内容に訂正をいれる時には、その文章を引用します。
その時には、どこが引用部分かをわかるように、「>>」「＞」などの記号（引用符）を文章の先頭にいれます。
この引用符をつける作業は、メールソフトによっては、返信を選ぶと自動的に行ってくれます。
しかし、不必要な部分まで引用する必要はありません。その返事に不必要な部分は、その部分を削除しておいた方がいいです。（たまに全文そのまま引用している人がいますが、あれは読みづらいですよ）

また、引用部分と、自分で書いた部分の区切りがはっきりと分かるようにすれば、読みやすいです。
具体的には、引用部分と、本文の行頭を数文字ずらす、もしくは引用部分と本文の間を一行あけると、かなり読みやすいです。

sunlingling

改行幅は？
--------------------------------------------------------------------------------
何文字で改行すれば読みやすいか？というのは難しい問題です。それは、使っている人のソフトによって変わるからです。
改行も入れずにずっと長い文章を書くと、そのまま横にずらっと…表示してしまうソフトもありますし、返信などで引用されることを考えると、３６文字程度で改行した方がよいのではないかと思います。

トップへ


半角カナは使うな
--------------------------------------------------------------------------------
半分のサイズのカタカナを「半角カナ」といいます。インターネットでは、半角カナが表示できないので、半角カナを使うと文字が変になって（文字化けといいます）、文章が読めなくなることもありますので、使わないようにしましょう。
句読点（、。）や、カギカッコ（「」）の半角サイズのものも、半角カナの仲間ですので、インターネットでは使えません。

sunlingling

機種依存文字を使うな
--------------------------------------------------------------------------------
記号などはパソコンの機種やＯＳの種類の違いによって読めない場合があります。そういうのを機種依存文字といいます。
以下の文字は、機種依存文字ではないので、使用はＯＫです。
、 。 ， ． ・ ： ； ？ ！ ゛ ゜ ´ ｀ ¨ ＾
￣ ＿ ヽ ヾ ゝ ゞ 〃 仝 々 〆 〇 ー ―

sunlingling

きちんと漢字に変換しよう!!
--------------------------------------------------------------------------------
文字変換ソフトがうまく作動しないせいか、ひらがなばかりの文章で送ってこられる方がたまにいます。そういう文章は非常に読みにくいですし、漢字変換がきちんとできるという事は文書入力の基礎ですので、ＯＳのマニュアル本（市販のマニュアル本が沢山でていますので、一冊買っておくことをおすすめします）などで漢字変換の仕方を調べておいた方がよいです。

トップへ


句読点を打とう
--------------------------------------------------------------------------------
句読点の全くない文章は、非常に読みづらいです。きちんと打つようにしましょう。ただし、打ちすぎでも読みづらくなりますから、ほとほどに。句読点は、「,」「.」よりは、「、」「。」の方がディスプレイ上で読みやすい（句点、読点の区別がつきやすい）ので、オススメします。

トップへ


文章は段落わけしよう
--------------------------------------------------------------------------------
内容がかわるごとに、文章も改行してやると、意味が分かりやすくなります。
また、大幅に話題が変わる場合は、一行あけてやると、読みやすいです。

sunlingling

メールで質問をするときの注意
--------------------------------------------------------------------------------
ホームページを作っていると、感想のメールをいただくと、非常に嬉しいものです。感想メールは大抵の方は大歓迎だと思いますので、どんどん送ってください。
この際、特に返事がいらない場合は、「返信不要です」とか「特に返事はいりませんので、気にしないでください。」とか一言書き添えてくださると、メールを貰う方も気が楽になります。
ただ、質問などのメールの場合は、答える人に負担とならないように注意してください。
「NETSCAPEの使い方が分からない」など、ソフト使い方を聞かれても困ります。
そういう、直接関係のない質問は、しない方がよいでしょう。
直接ホームページの内容と関係のある質問も、メールでの返事でなくてもかまわないならば、「返事はホームページ上でもかまいません」と書き添えた方がよいでしょう。
（同様の質問がきた場合に、ひとりひとりに返事を書くよりは、ホームページでまとめて答える方が楽なのです。）

メールを出す前には、ホームページに注意が書いてないか、確認しましょう。一番最初のページ（INDEXなど）に、「質問は掲示板へ」とか書いてませんか？また、「Ｑ＆Ａ」や「ＦＡＱ」「よくある質問と回答」「お願い」などのコーナーがあれば、必ず目を通しておきましょう。
ホームページに書いてあることをメールで質問されると、「…あ、この人、まともにページをみてくれないんだ」ってもらった方はがっかりしちゃいますので。

また、ホームページを作っている皆さんは、忙しい合間をぬって作成している方もたくさんいます。
ですから、「すぐに返事をください」「もっとはやく更新して」と急かさないようにしてくださいね。
（ただし、大切なメールでどうしても返事がほしい場合、「○○日までに返事をください」と最終期限をつけておいた方がよいでしょう。）
大切なメールが、かなり時間がたっても音沙汰がない場合、メール配送の際に事故がおこり届いてない場合があるので、もう一度、相手の宛先と自分のメールアドレス設定を確認した上で、送りなおしてみてください。

sunlingling

Outlook Expressの正しい設定
--------------------------------------------------------------------------------
メールソフトにMicrosoft社のOutlook Expressを使ってる方は、Outlook Express の傾向と対策を読んで、設定しなおしてください。初期の設定のままでは、他のメールソフトを使っている人があなたの出したメールをちゃんと読めない…という問題が起こることがありますので。

トップへ


身に覚えのないメールへの対応方法
--------------------------------------------------------------------------------
掲示板に書き込みしたり、メールアドレスをホームページに載せると、広告メールが届くことがあります。腹立たしいことがあっても、絶対に返信してはいけません。削除して、無視です。同じ相手から途方もない数が送られてくるなどひどい場合は、プロバイダーに相談してみましょう。
文面的に「これ、誰かへのメールが間違って届いたのかな？」というのがあっても、すぐに返信しないでください。最近は間違いメールを装った広告メールが増えています。メールの中にどこかのサイトのURLを書いてあるとその可能性が高いです。また、「これは多数の人にばら撒かれてるメールかな？」と思われるものや全く身に覚えのないメールがきてそれに返信する場合、まずはヘッダ情報を調べてそのメールのあて先（TO:）をみてください。そこにもし自分のメールアドレスが書かれてないなら、それは「特定アドレスにメールを出すと登録している多数のアドレスにメールが配信される」パターンの広告メールがらみである可能性が高いです。返信せずにしばらく待ちましょう。

sunlingling

最後に
--------------------------------------------------------------------------------
メールを読むのは、結局、人間です。コンピュータの向こうには、人がいるのです。そのあたりを考えて、日常的なレベルで十分ですから、メールを読む相手の人に思いやりを持ってくださいね。