電話をかけたら・・・
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* E1 h1 S- w" T●ダイヤルする前に
1 o. M4 J# I" h1 I相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
: K# j' x' r( U●いきなり用件に入らない1 t! ~0 z2 \& x+ `/ ?# F
「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
% s# Q- q, l. y0 G/ z" ?●電話を切る時
; Y* I3 O3 V6 }2 u4 j, D3 Vひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。/ V/ B# c# e2 j8 [2 \, f
) A( A0 H* T" r
電話を受けたら・・・
0 ?" z1 ~) R: |' s. n' S t c& A, \* |" Y7 H
●電話のベルは2回まで
% n2 H' h( w; E4 u* I* cベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。
) P2 t) H7 b% X' x k8 Zベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。6 ]% K* F2 \' d5 P9 q! ~
●相手を必ず確認する！8 z& X# p* O S2 ?+ Z& ~$ U
第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。
4 c* j- I0 @2 |$ k# }& w1 G相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と1 m+ ]9 m$ }9 I. _+ ]) e2 l
相手の名前や会社名を確認する。/ l* G! f( y7 [* E' J
●挨拶も忘れずに！
3 g; W" x% ~1 y( ?相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも3 u; l7 E. r, h
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
6 V4 {3 B5 J5 x$ K u, q●メモは正確に！
0 r& x8 E9 D1 E- O% k相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。6 D, O6 I' W/ A, Y2 s
; U7 b1 R4 h }7 C# C Z% @◎こんな電話応対はやめよう！
7 V3 M2 G2 T- F- h% a6 B3 V1 d●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。! _5 G9 y5 `/ D' M0 }
●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。
* s* C" S, A# i, G/ v( K
( {5 p3 c( X& w1 \$ |8 j連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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