“です、ます体”的用法

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有一件事情越来越糊涂：文章中在什么时候不可以出现です、ます体？如果把所有的です都换成である的话，ます就不能用了吧？一定要用终止型或た型么？比如下面这段话是否可以用于文章，或演讲之中，望赐教：

  仕事中電話がかかってきたとき、相手が誰であろうが必ず「いつもお世話になっております」と言うようにしています。実際に相手のお世話になっているかどうかは関係ありません。それが欠かすことのできない「あいさつ」であるからそう言っているのです。
我觉得简体和です、ます都可以用,看场合的说.
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