上司と取引先を訪問するときのポイント

fanfei

  　　ビジネスマナーの基礎知識
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１１８号＞
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　　　　　　　■　上司と取引先を訪問するときのポイント　■

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みなさん、こんにちは。

上司と取引先を訪問したり、どこかへ出かける機会が新人のうちは
特に多いかと思います。
上司の話し方、取引の仕方を間近で見ることのできる絶好の機会ですが、
そこには、守るべきマナーやルールも同時に存在しています。

そこで今回は、上司と取引先を訪問するときのポイント、
特に上司のアポに同行する場合についてのマナーをご紹介します。


-----　回答と解説　------------------------------------------------------

◆同行する際の準備

訪問することが事前にわかっていれば、上司に任せきりにするのではなく、
それまでに、必要な資料等を自ら用意するようにしましょう。
何が必要かわからなければ上司に尋ね、準備ができても、
「○○は用意いたしましたが、ほかに何か必要なものはないでしょうか」と
確認をとるようにしましょう。


◆訪問先に着くまでの道中のポイント

徒歩で移動するときは、並んで歩いたり自分が先に行くのではなく、
上司の２～３歩後ろをついて歩きます。
少し後ろで、会話はきちんとできる距離がベストです。
後ろを歩いていて、上司に話しかけられても気づかないような距離は
よくありません。
周囲の雑音で会話が聞こえないのであれば、近づいても問題ありません。

車やタクシーで移動する際は、上司に先に仱盲皮猡椁い蓼埂
あくまでも、上座に座るのは上司だということを忘れないようにしましょう。


◆訪問先でのポイント

受付で上司が取り次ぎを依頼している間は、一緒に受付まで行かず、
後ろで立って待っているようにしましょう。
自分だけ勝手に座って待っているなどということは控えましょう。
ただし、上司にそう指示された場合は、それでも問題はありません。

応接室に通された場合は、車と同じように上司が上座、自分は下座に
座ります。
応接室に通されて面会するまでに時間がある場合は、
必要な資料は出して準備しておき、上司と最低限の必要事項だけでも
再確認しておきましょう。

上司に、訪問先の担当者に向けて自分を紹介してもらったら、
名刺を差し出して元気よく挨拶しましょう。
上司がメインの訪問かもしれませんが、自分も会社の代表として、
上司と共にその場に存在しているわけです。
前に出るのはあまりよくありませんが、話すことがないからと言って、
関心なさそうな態度をとったり、話を聞いてないなんてことは論外です。
座っているだけであっても、相手には間違いなく見られているわけですから、
意識して、積極的に話を聞いている姿勢を見せましょう。

上司と先方の話のポイントを、メモに取っておくことも重要です。
だからと言ってうつむいてずっとメモを取っているのも問題です。
話を聞きながら、必要な事柄だけは、しっかりとメモするようにしましょう。


訪問先に着いてしまえば、建物も敷地内も先方の関係者ばかりです。
先方の担当者がいない場でも、訪問先で気の抜けた態度や言葉遣いをしたり、
お金の話や、その日の商談の感想を話すのはよくありません。
いつ、誰に見られたり聞かれたりしているかわかりません。
商談についての話は、自分の会社に戻ってから話すようにしましょう。


---　次回のテーマ　-------------------------------------------------------

次回のテーマは「接待や交際のマナー」についてです。

入社してしばらくすると、責任のある仕事を任されたり担当の企業を持ったりと、
自然と社外の人との付き合いも増えてきます。
接待や付き合いも、ビジネスを円滑に進めるために必要なものではあります。
次回は、そんな接待や交際のルールやマナーと取り上げます。