どのような行動を取ればよいでしょうか

fanfei

  ビジネスマナーの基礎知識
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１４９号＞
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◆　今週の問題　◆

接客中の上司宛に、別の取引先から電話がかかってきました。
先方は急いでいる様子です。
さて、あなたはここでどのような行動を取ればよいでしょうか。

Ａ：上司に「○○会社の××様から急ぎの用件でお電話が入っています」と
　　小声で耳打ちする。
Ｂ：上司に「○○会社の××様から急ぎの用件でお電話が入っています」と
　　いう内容を書いたメモを渡す
Ｃ：上司は接客中なので「後ほど折り返します」と伝えて連絡先を聞いて、
　　接客が終わった後に、上司にその旨を伝える。

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◆　解答と解説　◆

正解はＢです。

どんなに急いでいる場合でも、来客中はメモで内容を伝えるようにしましょう。
お客さまに電話をかけてきた取引先の名前や、取引の内容が伝わるようなことは
絶対に避けなくてはいけません。
ですから、そんな時は来客中のお客さまには伝わりにくいよう、
メモを使用するようにしてください。

Ｃの場合は来客中のお客さまにうっかり内容が伝わる心配はありませんが、
以前にも書いた通り、優先順位を決めるのはあなたではなく上司です。
メモで内容を伝えた上で、その後の対応についての指示を仰ぐようにしましょう。