求给日本人打电话约见面和送礼物时的用语

陈夕19880502

     我在的是一个小贸易公司，领导都去出差了，前天公司来了位日本人，以后可能要合作，就我还有一个大学还没毕业的实习生在公司，我的口语相当不行，当时又比较忙，我时不时的失陪处理一些电话什么的，再加上比较紧张，日本人在跟我们说话的时候我们没有很好的给予回应，今天听领导说那个日本人给我们经理写了封信看的我们经理都上火了，经理让我明天打电话约日本人给他送个小礼物，想请教打电话时约他见面该和见面时该怎样说才能挽回一些印象。请各位前辈赐教!