電話をかけたら・・・
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* N) {1 |% I( `( a●ダイヤルする前に/ I9 A! c4 ? T$ g$ p5 S
相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。% u- ^: y' E+ L; x
●いきなり用件に入らない" e0 U: r+ a4 b- J7 M0 ^
「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。: H+ M9 i, l2 q3 U7 ?) G8 |
●電話を切る時
* Q' T/ S- i- z5 Q6 ^# v4 fひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
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* n3 J* ~2 _9 k {電話を受けたら・・・
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●電話のベルは2回まで
' |1 |: D4 _, s, z: [) Qベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。! h7 g9 @' E) |+ R% g2 I
ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
$ Q7 p/ G, q5 W+ \$ n6 R; G●相手を必ず確認する！
" p& j" H/ r# k: D& T第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。
, v9 P, P" {- M' X相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と) F3 z& i, K9 x, X" w3 }6 v& S. u
相手の名前や会社名を確認する。, z8 c0 L3 g" l# C3 Y& {
●挨拶も忘れずに！& E6 O. g+ w) X3 z, m! i
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも7 ?' ?+ l, g* u8 Q% X! ]) ?
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
; G, B# `/ u4 k# w●メモは正確に！ O: s3 P) ^6 g m' b
相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。9 {; b, v$ Z+ f, W
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◎こんな電話応対はやめよう！8 i* [+ g. T5 j6 m, I8 K0 N
●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。: z- E, T1 r- j: r, f( y
●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。
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/ a# G$ L+ i8 R# g8 d連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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