ミスや失敗をした時の処置

fanfei

  ビジネスマナーの基礎知識
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１３３号＞
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　　　　　　　　　　■　ミスや失敗をした時の処置　■

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みなさん、こんにちは。

今回のテーマは「ミスや失敗をした時の処置」です。

仕事をしている中で、気をつけていてもうっかりミスすることもありますよね。
そこで今回は、ミスをしたらまず何をどんな手順で行うべきか、
また、ミスを防ぐためにはどうしたらいいかなどを紹介していきます。

それでは、今回もよろしくお願いします！！

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◆　ミスがわかったときにまずすること

自分で処理できるようなミス、例えば文書の誤字などは、
自分で訂正することが可能なので、気づいた時にすぐ修正しましょう。

一方、自分１人では処理しきれないようなミスや、
対処の方法がわからないような問題が起きてしまった場合は、
速やかに上司に報告し、その後の処置についての指示を仰ぎましょう。
対処の仕方がわからないのに、気まずいからと言って１人で抱え込んでいても、
事態は悪化するだけです。

また、報告する時は、的確に指示をもらうためにも、迅速な対処をするためにも、
今起きている問題を簡潔に伝える必要があります。
そのためには、ビジネスの基本である５Ｗ１Ｈ、つまり、

・いつ、その問題が起こったのか
・どこで起こったのか
・誰が起こしたのか、誰のもの（社内、取引先など）か
・何が起こったのか
・なぜ起こったのか
・どのような状況で起こったのか

を簡潔にまとめ、伝えるようにしましょう。


また、自分では気づいていないミスについて、他者に指摘された場合は、
言い訳や責任転嫁をする前に、
「申し訳ありません。すぐに訂正いたします。ご指摘ありがとうございました」
とお詫びと指摘してもらったことへの感謝を述べ、
すぐに訂正に取りかかるようにしましょう。
そのミスに関係のある人ならもちろん、あまり関係がないけれど偶然ミスを
見つけてくれた人にも、訂正後に一言報告とお礼を伝えるとより良いですね。


◆　社外との取引の中でミスがあった場合

社内で起こったミスももちろんですが、社外との取引の中でミスを放置すると、
取引停止や訴訟など、大問題に発展する可能性も大いにあります。
ミスが発覚した場合、また約束が守れない可能性が出てきた場合などは、
わかった時点ですぐに取引先に連絡し、謝罪しましょう。
そして、単に謝るだけでなく、それをどうフォローするのか、
どう対策し、どう改善策を施すのかもきちんと報告するべきです。
相手にとってはただ謝ってもらっても「で、どうなるの？」が大切です。

これだけの情報社会ですから、マイナスなことも開示し、
お客さまや取引先とも情報を共有し、ともに解決策を考える方が懸命です。
ミスを隠し通して、内々に処理できれば、確かにいいかもしれませんが、
そのことが発覚すれば、より事態は悪化します。
一刻も早く処理するためにも、ミスを発見したらまず上司と取引先に報告し、
訂正後にも再確認してもらうようにしましょう。

原因究明は大切ですが、それに時間がかかり処置が遅れては意味がありません。
まずは問題を解決してから、原因究明に取りかかる方がよいでしょう。
この場合も相手には「今から全力で原因究明に取りかかります」という報告を
きちんと入れ、なおかつ随時経過を報告することが重要ですね。
ミスはミスでも、その後に找猡韦ⅳ雽潖辘颏贰⒆钌皮蚓·�すことで、\
逆に評価を高めることだってできるのです。
さらに改善策をきちんと講じ、提示することも大切ですね。

また、自分は一度犯してしまったミスを繰り返さなかったとしても、
同僚や取引先でも同じようなミスは起こりえます。
「失敗は成功のもと」ですから、それらをノウハウ化しておくと、
人が同じミスをしても、すぐに対応できるようになりますよ。


◆　ミスが起きやすいとき

どんなに気をつけていても、ミスをしてしまうことはあります。
でも、傾向として、以下のようなときにミスはついつい起こりがち。
みなさんも心当たりはありませんか？

・仕事に慣れてきた時
・気がゆるんでいたり、集中力や注意力が散漫になっている時
・上司や同僚への連絡や相談を怠り、自分勝手に物事を進めてしまった時
・体調が悪いとき
・単純作業をくり返している時

こんな時は、ミスが起こりがちです。
気をひきしめて、仕事に取り組むようにしましょう。


◆　ミスを防ぐには？

・自分勝手な判断をせず、わからないことは質問する
・情報や進捗状況を上司や取引先と共有しておく
・慣れた仕事でも油断せず、間違いがないか必ず確認し、できれば周りの人にも
　再度確認してもらうようにする
・余裕を持ったスケジュールを組む。状況に応じてスケジュールを組み直す
・早め早めの行動を心がける
・仕事に影響がないように、規則正しい生活を心がける


開き直ってはいけませんが、ミスすることはは誰にでもあります。
でも、誰にでもあることだからこそ、その後の対処で差がつきますし、
素早い対処をすることで、そのミスを取り返すことが可能です。
ミスに気づいた時には、発覚を恐れて一人で抱え込んだり、隠したりせず、
すぐに最善の処置を取るようにしましょう。

そして、必ず「どうしてそのような問題が起こったのか」、
「同じミスをしないためにはどうしたらいいのか」と、
原因と改善策をきちんと考え、次に活かせるようにしましょう。
失敗は次へのチャンスでもあります。
落ち込む前に、その経験を今後どのように活かすかを考え実行すれば、
よりステップアップしていけるはずです。