電話をかけたら・・・
/ G7 d, D0 R' u, Z% T
2 ?- O$ m0 h( l- l% T e●ダイヤルする前に
0 W/ [6 _+ {$ S$ q! c* n8 g& a相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
1 @- H. h* O$ G3 u●いきなり用件に入らない2 W6 o5 D. n+ O6 N
「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。" R. m2 P) }+ A3 G6 ~+ j7 t% j+ P
●電話を切る時, [. r, z1 y: x, u5 p9 K
ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。5 F- X1 v H h% b! K
0 y+ o! d' C8 t* p
電話を受けたら・・・# m; T; d. @' A0 Q' A6 p% ]
; Q, P w8 W% z" p, C% Z
●電話のベルは2回まで
: V7 U, y, A8 [9 }" xベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。
- F& V1 V6 g- E& v* q: |ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
3 U! d0 G* E$ ]5 S' K7 N4 }% J●相手を必ず確認する！
+ w! o; Y! m a第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。& W$ W' P+ _5 a1 l+ b, d* k; b9 X* G
相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と8 s( B/ A% T& n3 \3 E/ h$ g1 E
相手の名前や会社名を確認する。5 c9 Z6 q' |, \& X1 \8 P
●挨拶も忘れずに！. g* w2 {0 O0 h: W) V: X
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも: H1 x. y5 |2 {7 Z* C, v& }- T) t( X
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。' C2 l: r9 J) _0 T, m2 [7 G% Q
●メモは正確に！
1 J# w3 h; x% l, Y c1 k: U. Q+ l相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。/ Z4 E/ B0 ^# U, g( w; q2 C4 e
" U$ H- h' c# X( v8 e; f
◎こんな電話応対はやめよう！ V/ b" U, e5 w6 `- ?* @6 `
●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。6 ~5 C z2 h8 c: {' k1 D9 c% v
●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。! ~+ Q" z8 a9 c0 a
) \2 ~' I- X9 W8 ]連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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