【ビジネス日本語最前線】——商务日语最前线

Farewell

五、会社訪問

1、席次の常識

　応接室から会議室にいたるまで、すべての席には、上座と下座があります。部屋だけでなく、乗り物においても、席次

が存在します。

　席次とは暗黙のうちに、人間関係や上下関係を表すものです。相手を立てるはずが失礼をしてしまったという態度になら

ないよう、正しい席次の常識を覚えておく必要があります。

＊応接室・会議室

　会議や打ち合わせの席次は、どこが話の中心になるかによって決められます。先ず、招かれた側、招いた側で上座を

下座に分かれ、そしてお互いのメンバーの上下関係によって、さらに上座と下座に分かれます。間違った席に座ってしまう

ことは、自社の人に対しても、取引先の人に対しても恥じをかくことになります。そのためにも、オフィス内の基本的な席

次、会議室、応接室、エレベーター内などの正しい席次は覚えてこきましょう。お客様が上座、自社は下座が原則です。

訪問先ではまず下座につき、すすめられたら上座につきます。

　場合によっては臨機応変に対する必要もあります。クレームに対する謝罪の際などには、招かれていても下座に座りま

す。

＊乗り物の席次

　移動中の車や飛行機内にも、席次はあります。狭い車内や移動時間いかに心地よく過ごしてもらうかという相手への配

慮を意味します。相手が「とくにこの席がいいんだ」と言わない限り、上座をすすめましょう。基本的に、眺めのより窓際

の席は上座です。

＊メンバーに女性がいる場合

　もし、メンバーに女性がいる場合は、上下関係も大事ですが、それ以上に、女性であることを考慮する必要がある場合

もあります。たとえタクシーなどで、女性が左右を男性に挟まれていると気疲れします。席次で真ん中に女性が来る場合で

も窓際をすすめるなどの心遣いがほしいところです。場合によっては和服を着ている女性と同席することもあります。着物を

着て、奥の席に座るのは大変なので、通路側をすすめると着物の人も助かります。ただその場合も「よろしければ私が奥

に座りましょうか」と一言断ってからにしましょう。いくら気を遣ったつもりでも、断りなしに席次を崩しては失礼にあたりま

す。

＊タクシーに乗る際の注意点

　基本的にタクシーに乗る際は、一番役職の低い人が、あとから座ることになります。その際は、道の説明や、料金の支

払い、領収書の受取りなどの仕事も気を抜いてはいけません。

Farewell

2、来客への対応

＊気がついた人が対応

　もし、あなたのオフィスに受付がない場合は、従業員全員が受付の役割をする必要があります。来社したお客様があな

たの担当でなかった場合でも、すすんで受付の仕事をするようにしましょう。

・忙しい時もきちんと出迎える

　オフィスにお客様が来たのが見えたら、すぐに仕事の手を停めて、出迎えます。今忙しいから、誰かほかの人が対応し

てくれるだろう、などと思って知らんふりしているようではいけません。オフィスの全員がそのような心がけでは、お客様が

ほったらかしにされている、という事態になりかねません。

・取り次ぐ際の注意点

　始めて来社したお客様には、まず会社名と名前、自社の誰に用件があって来たのかを確認します。尋問口調にならな

いよう、常套句をうまく使います。用件と担当者がわかったら、「少々お待ちください」と断ってから、待ってもらいます。

この際、大声で「○○さんがお見えになりましたよ」と遠くから声をかけてはなりません。必ず担当者のところへ行って、

お客様が来社したことを伝えて、少し待ってもらう、応接室に通す、など指示をあおぎます。

＊誘導する際のポイント

　担当者が電話中の場合や、取り込み中の場合、お客様を応接室や会議室まで案内するケースも出てきます。まず、お

客様が手荷物などを持っている場合は「お荷物お待ち致します」と一声かけます。しかし、手荷物が菓子折などのお土産

のようなものだと明らかにわかる場合は、遠慮しておきます。

・手の平で方向を示す

　案内する際は「応接室はこちらです」など、はっきりと案内先を説明します。その際「こちら」と言いながら行き先を手

の平を上に向けて示します。指で示すのは、失礼にあたります。

・階段はお客様が上

　階段を昇る時は、お客様に先の歩いてもらい、下りは自分が先に歩きます。

・エレベーターはあと乗り・あと降り

　乗り込む際は、外側の「開」ボタンを押し、お客様に先に乗ってもらいます。同様に、降りる際は、内側の操作盤の

「開」ボタンを押して、お客様が先に降りるのを待ちます。

・常に背中を向けない気配り

　お客様に対して背中ばかりを向けないように、少し振り返り気味に歩きます。曲がり角や階段に差し掛かったら「こちらで

ございます」とお客様の方を向き直り、手の平で指し示します。

＊応接室に着いたら

　応接室の前に立ったら、軽くノックして中に誰もいないことを確認します。ノックをせずに入ったら、中で会議をしている最

中だったり他社の人には見られたくない情報がホワイトボートに書かれてあるケースもあるので、十分注意しましょう。最後

にお客様に上座に座って頂き、担当者が来るまで待ってもらいます。担当者が取り込み中などで、時間がかかることがわ

かっている場合は、時間の目安などを告げて、断っておいた方がよいでしょう。

hayashi-xm

どうも有り難うございました。いつでも応援しました。

Farewell

ありがとうございます

Farewell

3、訪問先でのマナー

＊時間厳守は鉄則

　お客様を訪問するときに、時間通りに訪問するのは常識です。先方はその時間を空けて待っているのですから、その時

間を無駄にするだけでなく、先方に対するあなたの誠意を疑われることになり、信用を失うことになります。なかには、セキ

ュリチィーのために、受付で予想外の期間の費やすこともあります。時間より早めに着いておいたほうが無難です。かとい

って、あまり早く着いてしまうのも、相手にとっては迷惑です。最低でも、約束の5分前には、訪問先到着するようにして、

余裕を持ってトイレにいっておいたり、ネクタイを直したりなど、身だしなみをきちんと整えます。一息ついてから、打ち合わ

せに臨みましょう。冬場であれば、コートやマフラーは、必ず脱いで手に持ちます。

＊受付では礼儀正しく

　受付での振舞いは、決して軽く考えてはいけないポイントです。受付は会社の目と言われ、セキュリチィーを設け、受付

で一人一人チャックしている会社もあります。そのためにも、5分前に到着しておいて、身だしなみを整えておくのです。

　まず、あなたの会社名、名前を述べて名刺を渡してから、訪問相手の名前とアポイントの時間を述べて取り次いでもら

います。その際、面会表があれば内容を正確に記入します。受付のない会社であれば、入り口に近い人に声をかけ、取

り次いでもらいます。会社内ですれ違った人に会釈程度はするようにします。

＊応接室に通されたら

　訪問相手と用件を伝えると、応接の場に案内されます。そのとき、案内してくれた人に対して「ありがとうございます」

と一言お礼を述べると、大変感じよくなります。

　部屋に通されたら、「どうぞ」と言われてから椅子に座るようにします。案内がない限り、下座に座ります。しかし案内

の人に、上座をすすめられたときは、遠慮なく座りましょう。固辞して下座に座ったのでは、かえって失礼になります。複

数で訪れている場合は、上位者から順に上座へ座ります。腰をかけても決してリラックスせずに、いつ担当者が来ても立ち

上がって挨拶できるように、浅く腰をかけて待機しておきます。部屋の中をうろうろ眺めて回ったりしてはいけません。

・荷物の置き方

　訪問先では、カバンなどは隣の席が空いていても、椅子に置かず、自分の足元に置きます。コートは、たとえハンガー

があっても進められない限り使ってはいけませんので、畳んで、背もたれと背中の間に置いておきます。また、雨に濡れた

レインコートは、椅子や床が濡れないように、濡れている面を内側にたたんで置きます。雨が降っていれば傘の置き場にも

気を付けましょう。雫で廊下を濡らさないように、入り口に近い傘立てを見逃さないようにします。傘立てがない場合は、受

付で尋ねます。

＊打ち合わせ中のマナー

　打ち合わせ中に、お茶やお菓子が出たら、ていねいに「ありがとうございます」とお礼を述べます。話の最中でお礼が

言えない場合は、目礼をしてきちんと感謝の気持ちを伝えます。せっかく出していただいたものですから、いただくのが礼

儀です。しかし、いきなり手を付けたのでは、行儀の悪い印象を与えます。話のきりのよいところで「では、せっかくなの

でいただきます」と一言断ってから、いただきましょう。先方がお茶やお菓子に口をつけるタイミングに合わせるのも、よい

でしょう。また、たとえすすめられたとしても、応接室は他の社員も使う場所であることを考えると、控えるのが正解です。

Farewell

・時間オーバーはタブー

　訪問先で相手を困らせたのは、時間オーバーです。相手がそわそわしたり、時計をちらちら気にするような仕草をした

ら、話を終わらせたいというサインです。例え話がうまくいっていて、相手が乗り気に見えても、相手にも都合があります。

当初の約束通りの時間に終わらせるよう、心がけましょう。話を切り上げる時は、話の区切りのよりタイミングをみはからっ

て、段階的にクロージングの言葉をクッションとして使いながら「そろそろ失礼致します」と切り出します。時間を割いてく

れたことに対する、感謝の言葉も忘れずに述べます。

enntouhi

你这个书EMULE里面有下载，商务日语E路通（国内名） 大新书局的

书真的是套好书 不过你这么发在这里应该没什么看吧

woshizhende

本当にありがとう

woshizhende

お疲れ様でした

woshizhende

見れば素晴らしい資料です。

yisaya2008

好东西，昨天刚好下了相关的听力，谢谢楼主分享，如果后面的单词那一部分也能贴出来就好了，不过那些单词蛮多的。

wonderful5201

本当に有難うございます。素晴らしい資料ですね。

wangzhenxi85

ありがとう、勉強になりました。

wonderful5201

44楼 做个记号， 谢谢楼主啦真是少见的好东西，谢谢。

coffeeboy

凄い、ありがとう！