上司の指示の受け方と実行の仕方――ご参考まで

yoyo851122

会社内では、よく上司や先輩から仕事を頼まれる場合があります。例えば、「○○会議のアレンジをしてくれないか」「この資料を読んで報告書にまとめるように」など、内容もいろいろです。
指示・命令と報告は一対
指示された仕事は、その途中での報告や終了後の報告によって完了となります。

①呼ばれたら「はい」と答えて席を立つ
どんなに忙しくても、上司に呼ばれたら「はい」と返事をして席を立ち、上司のもとへ行きます。この時、必ずメモ用紙と筆記具を忘れないように持っていきましょう。

②指示はメモしながら聞く　
複雑な用件や数字は、必ずメモをとるようにします。内容は5W1Hで、整理しながらポイントをまとめます。
＊5W1H/What（何を）、Where（どこで）、When（いつ）、Why（なぜ）、Who（誰が）、How（どのように）

③質問は上司の話がすんでからする　
指示を聞き終わって、「何か質問は？」と言われてから、不明な点、理解できない点を質問します。途中で疑問が生じても、最後まで話を聞けば解消する場合があるので、とにかく最後まで話を聞くようにします。
途中で話の腰を折られると、上司としては話の順序を狂わされ、話しにくくなるものです。

④要点は復唱して確認する
最後にメモを見ながら、上司の指示を正しく理解しているか、要点を取り違えていないか、復唱して確認します。この確認を省略すると、あとで思わぬ手違いが生じる場合があります。
ものによっては、確認の過程で、より良い処理方法が浮かんでくるケースもあります。特に初めての仕事は、分からないのが当たり前なので、遠慮せずに質問しましょう。

⑤無理な仕事は引き受けない
他の上司から、すでに別の指示を受けている場合は、キチンとその旨を伝えて指示を仰ぐようにします。自分勝手に優先順位を決めてはいけません。無理だとわかっているのに安請け合いすると、結局、大勢の人に迷惑をかかります。

⑥中間で報告する
長期間かかるものは、必ず中間報告をしましょう。修正や調整をしたため、期待以上の結果が出る場合がよくあります。上司は中間の報告を聞くと安心し、お互いに信頼感が増すものです

Ave

いい勉強になりました。。
サンキュー！