明白代替开会需要准备和注意的地方

DU毛毛

职场中开会是常有的事，但当让自己代替他去参加会议时，你所需要做的准备比自己参加会议要多得多，不仅要注重礼仪细节，还要关注会前、会中、会后的各项信息，让放心。以下是代替开会需要准备和注意的地方，看看你做对了吗通过一点一滴的努力，让老师/培训师招聘的市场占有率越来越高，得到的投资回报率也稳步攀升。

会前准备1、了解会议基本信息当你接收到要自己去代替他开会这个通知的时候，首先需要确定的是会议通知内容，除了要了解会议主题、时间地点这些基本信息外，还需要了解这一次参会的目的、关注哪些会议内容以及是否需要代替发言等。



2、提醒与其他人同步信息这里需要询问，其他与会人员是否知道不去，而是由你代替参会。这样能间接提醒记得与其他参会人同步信息，避免到时自己代替开会时被人误会、产生尴尬。



3、做好其他安排除了向确认好信息之外，自己也需要做好参会准备，包括着装以及前去开会的路线等，参会时还要带上开会必备的物品，包括笔记本、中性笔、录音笔等。另外，要把自己代替开会当天的原计划工作提前安排妥当，如果时间有冲突也好向早日汇报。



参会过程1、保持会议礼仪参会当天要做的是提前到场，如果你刚好踩着时间到达会场，中间难免会出现其他问题。要知道，代替开会，你代表的就是，如果迟到，丢的不仅是你自己的脸，也是扫了的面子，知道后心情不悦，会对你的办事能力产生质疑。同时，开会时也需要注意会议礼仪，记得将手机调成静音。如在开会过程中有问题需要向请示，尽可能通过微信、短信联系，不要引起他人注意。



2、做好其他会议中的重要事宜在参会过程中，你需要做好会议纪要，这样方便会后向汇报。而若是需要代替发言或提问，应注意态度要不卑不亢，这是在同行面前绝佳的表现机会，会后得知你的秀表现，也会对你欣赏有加。



会后总结参加完会议的会后工作同样重要，参加完会议后需要确认参与会议是否有纪念品，如果有，论是多么微不足道的礼物也一定要带回交给。如果会议分发资料，需要将资料画出重点，再提交给。同时，要交给一份会议纪要总结，其中应分点记录参会人的重要发言、会议已议决的或议而未决的事项、会议讨论结果以及后续安排事项等，其中对于事先关注的会议要点，应先排序；对于你认为值得关注的要点，可以次之；对于一些常规性的记录，则可以放在比较后。总之，代替开会分为会前、会中、会后个阶段，虽然每个阶段都重要，但是工作量比较大的还是在会前准备阶段。在会中和会后自己的工作替代参会的过程会较为被动，如果在会前做好充足准备，才能确保这一次代替参与会议不出错。