ビジネスマナーの基礎知識

■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１９４号＞

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◆　今週の問題　◆

 

今週はビジネスにおける電子メールについてのマナーです。

以下のうち、合っているものには○、間違っているものには×を付けてください。

また間違っているものは、何が間違っているのかも答えてください。

 

１．某会合で出会った人にお礼のメールをCCで一括送信した

２．本文は35文字以内で改行している

３．誰からのメールかわかるように、件名は「○○会社の田中です」とした

４．文字数が多くならないように長いカタカナは半角で書いている

５．最後に必ず署名を入れている

 

 

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◆　解答と解説　◆

 

> １．某会合で出会った人にお礼のメールをCCで一括送信した

 

正解は×です。

「某会合で出会った人」同士は知り合いとは限りません。

その場合は、むやみに他人のアドレスを公開しないよう、CCではなく

BCCで送るようにしましょう。個人情報保護の観点からも、これは必須です。

 

> ２．本文は30～35文字以内で改行している

 

正解は○です。

一般的なメーラーは35文字程度で強制改行されます。

メーラーによっては改行されずに横スクロールになることもあります。

どちらにせよ、30～35文字くらいで、文章の区切りの良いところで改行した方が

相手にとって読みやすいものになります。

 

> ３．誰からのメールかわかるように、件名は「○○会社の田中です」とした

 

正解は×です。

件名はひと目でどんな内容のメールなのかがわかることが大切です。

「○○の件」や「××についての質問です」など、おおよその内容がわかる

件名にしましょう。その方が後から管理する際も便利です。

また時々件名を書かない人がいますが、迷惑メールとの区別がつかず、

読んでもらえなかったり、迷惑メールフォルダに自動振り分けされるので、

件名は必ず書くようにしましょう。第一件名なしは失礼にもなります。

 

> ４．文字数が多くならないように長いカタカナは半角で書いている

 

正解は×です。

半角カタカナはメーラーによっては認識されず、文字化けしたり、

強制的に全角に変換され、想定よりも文字数が多くなってしまうことがあります。

原則として、メールでは半角カタカナは使わないようにしましょう。

またメーラー機種依存文字と言われる特殊文字も使わないようにしましょう。

（丸付き数字やローマ数字、トンやドルなどのカタカナ単位など）

 

> ５．最後に必ず署名を入れている

 

正解は○です。

ビジネスメールの場合、それはビジネス文書と同じです。

ビジネス文書で社名や自分の名前を省くことはありませんよね。

メールも同じで、必ず社名、氏名、住所、電話番号などを記載した

署名を文末に入れるようにしましょう。

 

他にも引用付き文字は多用しない、添付ファイルは小さいものだけなど、

メール独自のマナーが色々あります。

気軽に送ることができるメールだからこそ、心配りには注意したいものです。

メールはどうしても活字になり、伝えたいことがきつい調子で伝わってしまう

場合も少なくないので、十分注意して書くようにしましょう。

また大切な用件はメール送信後、電話などで確認することも大切です。

メールは必ずしも瞬時に相手に届いているとは限りません。