電子メールは基本的には手紙の書き方と同じじゃ。
通常の紙で送付する手紙に比べ、便利である反面、相手に不快な思いをさせないように充分注意するのじゃぞ！

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最低限記述すべきもの
・誰宛に書いたメールか
・自分(メールを書いている人)は誰であるのか
・名前／メールアドレスなどの署名

メールを送る前に
日本における電子メールの規約では、漢字コードにはJIS (ISO-2022-JP)を用いることが定められています。また、半角カタカナは使用してはいけない事になっています。

読みやすい文章を書く
・サブジェクトの記入
迷惑メールや、ウイルスに感染したメールと見分けがつくように、サブジェクト（題名）は必ず記入しましょう。サブジェクトを記述する際には、メールの内容が分かる様簡潔にかつ的確に書くようにします。最低でも「○○に対する質問です」「××にに関して報告します」などのように記述します。

・1行の文字数
メール本文の1行の最大文字数は、全角で30～35文字程度とすることがマナーです。
これは、1行が長いメールだと横スクロールしないと読めないといったことを避けるためで、見た目に読みやすいメールを書く事を促すためのマナーです。

・引用の多様は禁物
返信時に元メールを全文引用することはやめましょう。だらだらと不必要な部分も引用されているメールは見苦しく、また不必要に「重く」なってしまいます。

・署名を入れる
自分が何者であるかを相手に伝えるために記述します。
少なくとも名前とメールアドレスだけでも記述しましょう。

添付ファイルについて
大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、受信相手に対して多大な迷惑をかけることになります。メール1通のサイズは、50Kbyte以下を目安として、それを超えるような場合は分割して送信を行うようにするのが基本です。また、せっかく相手に送ったファイルがソフトや保存形式の不一致で開かなかった、などということがないように、相手の環境も考慮しましょう。

仕事でメールを使うのは当たり前。ビジネスメールの基本を押さえるぞ！

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 メールのマナー（2）
メールのマナーは知っておくと便利じゃ 

　メールを使うからには抑えておくべきポイントじゃ。

　htmlメールや装飾を加えたメールは出さない

ビジネスメールでは、htmlメールは使わないのが鉄則じゃ。シンプルなテキストメールしか見られないメールソフトで先方が見ておられる場合、htmlメールで送ると表示が乱れてhtmlタグなど不要なものが表示されてしまう。もしくは添付ファイルとして空メールが届くこともある。環境が不明な、不特定多数の方とのやりとりをする場合には、ソフトの設定をテキスト形式にした方が良い。

特にメールソフトによっては、初期の設定がhtmlメールになっているものがあるからメールソフトを使うときには、環境設定や初期設定を開いてきちんとテキストメールになっているかどうか確かめてから使うのが良いだろう。

　半角カタカナは使わない・機種依存文字は使わない

メールで使える文字は、決まっている。半角カタカナや、丸付き数字、ローマ数字、括弧 付き省略文字、単位記号などの機種依存文字（特定のPCや機種、OSなどに依存する文字）は使用しないのが鉄則。機種依存文字を使っても、相手のメールソフトでは文字化けを起こして読めない。気を付けよう。下の表は使えない文字の一例。単位 などはつい使いたくなってしまうが、ネットを今後も利用するのであれば普段から機種依存文字を使わない癖を付けておいた方が良い。
仕事でメールを使うのは当たり前。ビジネスメールの基本を押さえるぞ！

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 メールのマナー（3）
メールのマナーは知っておくと便利じゃ 

　TO、CC、BCCを使いわけるのじゃ

　複数の人にメールを送る場合

同じ内容のメールを複数の人に送りたい場合、TOに複数のメールアドレスを書く場合と、CCやBCCを使う場合がある。どれを使っても複数の相手先には届くのだが、この場合もルールがある。CC（カーボンコピー）を使う場合、TOに主たる宛先アドレスをCCには一応、眼を通して頂くという意味でアドレスを入れる。当事者や責任者の方へお送りする場合には、TOにアドレスを入れておくのが礼儀だ。

BCC(ブラインドカーボンコピー)を使う場合は、マナーとして、TOに自分のアドレスを入れ、BCCに送りたい複数の相手先を入れる。そうする事で、受け取る側には送り主の自分のアドレスだけが公開される事になる。これがどうして必要になるのかというと、お互いに面識は無いが送り主の自分とは面識がある複数の人に、同じ内容のお知らせをしたいというような時、面識のない方達にCCやTOで送ってしまうと全員のメールアドレスが列記されているため、全員が他の方のメールアドレスを見れる状態になってしまう。そのような個人情報の漏洩を避けるため、BCCを使う。仕事でメールを使うのは当たり前。ビジネスメールの基本を押さえるぞ！

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 メールのマナー（4）
メールについて他にもあるぞ 

　返信を送るときは注意するべし

　返信を送るときの注意点

仕事によっては、プロジェクトごとに関係者用のメーリングリストを組む事がある。メーリングリストで受信したメールに返事を送るとき、全員に送るのか、または特定の個人に送るのかで注意が必要。

「返信」「全員に返信」のアイコンをクリックして返信メールを作成すると、アドレス欄にはメーリングリストのアドレスが入るので、登録されているメンバー全員に送られる。元のメールの発信者や、特定の個人だけに受信メールを生かして返事を送りたい場合は、「転送」か「返信」で、宛先にその人のアドレスをいれて送る。間違えてメーリングリスト宛に送ってしまう事があるのでくれぐれも注意しよう。

　　連絡方法としてEメールは万全ではないと心得よ

Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちだが、配送経路で何がしかのトラブルがあった場合、メールが届くまでに何時間もかかったり、メールそのものが途中で行方不明になることもまれにある。

また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスをチェックするとは限らない。Eメールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これ送ります」「いま送りました」と一報を入れた方がよい。

返信の場合も同様だ。通常、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できない。質問や依頼といった内容のメールを受け取った際には、できるだけすみやかに返事を出すようにすると良い。これといった決まりは無いが、朝晩2回くらいは必ずメールチェックをしよう。仕事でメールを使うのは当たり前。ビジネスメールの基本を押さえるぞ！

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 メールのマナー（5）
メールについて他にもあるぞ 

　ウィルスに注意するのはビジネスでは必須じゃ！

　ウイルス対策

コンピューターウイルスは、Ｅメールやホームページなどからのダウンロードを介して広がっていく。ウイルスに感染すると、パソコンに保存されているデータが消されたり壊されたりするばかりでなく、プログラムが正常に動かなくなったりするなどの損害を受け、復旧させるには多大な手間とコストがかかる。また、知らないうちにウイルスメールが送信されて、自分が加害者になってしまう場合もある。このようなコンピューターウイルスによるトラブルを避けるためには、日頃からウイルス対策を心がけておく必要がある。

知らない相手からの添付ファイルは開かない

見知らぬ相手から送信されたメールの添付ファイルは、ウイルスが潜んでいる可能性があるので容易に開いてはいけない。安全を確認することが難しいため、無条件で削除することが望ましい。１回削除しただけでは「削除済みアイテム」のフォルダに移るだけなので、もう一度削除を繰り返し、完全に削除する。メールソフトによってはスパムメールとして受信時に処理してくれるものもある。なるべく万全を期すなら、使うメールソフトも導入前に機能をチェックする事が肝心だ。

どことなく変なメールは、知り合いからのメールであっても疑ってかかる

メールソフトに登録されたアドレスに勝手に送信するタイプのウイルスが激増している。このため送信者が知り合いの場合でも安心とはいえない。メール本文もウィルスが作成している可能性もあるので、どうも変だなと思われるメールが届いたときは、ファイルを開かず、先方に問い合わせるなどして安全を確認してから開くように常に心掛けよう。

プレビュー画面からも感染

以前は、ウイルスメールが届いても、添付ファイルを開かなければウイルス感染しないと言われていたが、最近では、メール画面を表示させただけで感染させるウイルスメールが増えている。これは、HTML形式のメールの、書式などを指定するための簡単なプログラムが悪用されたもので、プレビュー画面が表示されただけでも、ウイルス入りのプログラムが実行されてしまう。 HTML形式のメールを使えるメールソフトを使用している場合には、プレビュー画面を表示しないよう、設定を変更しておくとよい。もしくは、メールソフトの初期設定がHTMLメールになっているものは使わない方が良い。

安易なダウンロードをしない

インターネット上のホームページから無償でダウンロードできるフリーウェアと呼ばれるプログラムがある。しかし、安易なダウンロードによって、深刻な被害を受けることもある。ウイルスの感染のほか、ハードディスクの情報が盗まれたり、破壊される、また、外部からコンピュータを操られることもある。被害を防ぐためには、信頼できるサイト以外からはプログラムのダウンロードを避けるようにする。フリーウェア、シェアウェアには十分注意しよう。

　日常的なケア

ワクチンソフトは定期的に最新のウイルス定義に更新し、1日1回など時間を決めてこまめにウイルス検査を行うとよい

データのバックアップをとっておく習慣をつける

メールの添付ファイルやダウンロードしたファイルは開く前にウイルス検査を行う仕事でメールを使うのは当たり前。ビジネスメールの基本を押さえるぞ！

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 メールのマナー（6）
メールについて他にもあるぞ 

　メールの「覗き見」はあるものと考るべし

　送る内容の注意点

携帯電話でも長文を手軽に読めるようになった昨今、パソコンへのメールを転送設定にして出先でもいち早く確認できるようになった。
郵便よりも早く届き、画像などの添付文書も簡単に送れるメールは、ビジネスの場において重要なツールとなっている。

だが、メールは文字や画像をデータとしてやり取りしている手段であり、ソフトウェアなどによる暗号化がされていないメールは何も保護がされていない状態なので危険である。その情報は封筒で保護されている文書と違ってハガキのように、ある一定の管理権限を持つ者（この例えならば郵便局員や配達員など）であれば「覗き見」をすることができてしまう。

メールは相手に直接届くのではなく、いくつかのサーバーを通って配送されるので、サーバーごとの「覗き見」が原理的には可能なのだ。
かつて、社の極秘開発文書等メールでやり取りした際ライバル社に覗き見られ、新技術等を奪われ大損害になった、などという事件もあったことを考えると、第三者に見られてはならない重要な内容は、メールでのやり取りは避けるべきあろう。

また、企業として情報漏洩防止のために監視している場合もあるが、管理職でない者でも詳しい人間であれば「覗き見」の設定が可能な場合もあるので、社内からのメール送信にも注意が必要である。

時と場合と内容を踏まえた上で、活用しよう。

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