１．    事前に準備しておく。 

・相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。
・用件と、話す順序を整理する
・    必要な資料、メモを手元に用意する

２．    相手が出たら自分の会社、名前を名乗り、あいさつをする。 

・ 取引先など、つき合いのある相手の場合
「○○会社の山本です。いつもお世話になっております。」
・初めて電話をする相手の場合
「お忙しいところ失礼いたします。私、○○会社の山本と申します。」  

３．    呼び出してほしい相手の名前を告げる。 

「恐れ入りますが、○○部の佐藤様はいらっしゃいますか。」 

４．    呼び出し相手が出たら、再度名乗って挨拶をする。 

「○○会社の山本でございます（です）。いつもお世話になっております。」 

５．    用件は明確に、要点をおさえて簡潔に話す。

・ 用件が良くなりそうな場合は相手の承諾を得てから話す。

「○○の件ですが。」
「○点あります。まずl点目ですが。」
「今よろしいでしょうか。」
「少々お時間をいただけますでしょうか。」 

６．    話したい相手が不在の場合

自分がどうしたいかを取り次いだ人に伝える。
「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」
「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」
「伝言をお願いできますか。」

７．    伝言を頼んだときは、用件が正しく伝わっているかを確認し、相手の名を聞いておく。

  ・相手が復唱しないときはポイントを要領よく復唱する。
「念のため確認させていただきます。」 
  ・相手が名乗らないとき
「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」  

８．    折り返し電話をもらうときは、電話番号を伝えておくと、相手の手間が省ける。

「念のため電話番号を申し上げます。」

９．    自分の部署名、名前を名乗る。

「確かに申し伝えます。私、○○課の△△と申します（が承りました）。」 

１０． 締めくくりのあいさつをする。 

「それでは、よろしくお願いいたします。」

１１． 電話を切る。 原則として、電話をかけた方が先に切る。 

※ 相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く

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